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Datenschutzerklärung

Alles, was Sie über Datenschutz und die Nutzung von DomAssist wissen müssen.

Datenschutz, Verantwortlichkeit und Geltungsbereich

Wir respektieren die Privatsphäre unserer Kunden sowie anderer interessierter Personen und halten uns an die geltenden Gesetze zum Schutz Ihrer Privatsphäre. Diese Gesetze umfassen insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union („DSGVO").

Dieser Datenschutzhinweis umfasst:

Webseite(n): domassist.de

Folgende Kategorien betroffener Personen sind von diesem Datenschutzhinweis umfasst:

• Webseitenbesucher
• Nutzer des Chat-Widgets
• Nutzer des Telefon-Chat-Assistenten
• Interessenten und Kunden

Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Im Folgenden wird erklärt:

• zu welchem Zweck personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet werden
• welche Kategorien personenbezogener Daten von der Erfassung und Verarbeitung betroffen sind
• unter welcher Rechtsgrundlage wir personenbezogene Daten verarbeiten
• welche involvierten Dritte als Auftragsverarbeiter an der Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sind
• an welche Drittparteien personenbezogene Daten übermittelt werden
• weitere Informationen wie Speicherdauer, Betroffenenrechte und andere Informationen

Zwecke, zu denen personenbezogene Daten verarbeitet werden

Website-Hosting

Unsere Webseite wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet. Beim Besuch unserer Webseite werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser an unsere Server übermittelt.

Erhobene und verarbeitete Daten:

• Technische Informationen wie die IP-Adresse
• Geräteinformationen
• Browser-Informationen
• Daten zum Webseitenbesuch
• Log-Daten
• Cookies

Rechtsgrundlage:

• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Einwilligung der betroffenen Person auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Involvierte Auftragsverarbeiter:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

KI-Assistenten (Chat-Widget & Telefon-Assistent)

Wir bieten auf unserer Webseite intelligente KI-Assistenten in Form eines Chat-Widgets und eines Telefon-Assistenten an. Diese Assistenten nutzen verschiedene KI-Modelle, um Ihnen bestmöglichen Service zu bieten. Die Gespräche werden zur Qualitätsverbesserung aufgezeichnet. Es kann bei der Nutzung des Services auch zu Datenübertragungen in Drittländer kommen.

Erhobene und verarbeitete Daten:

• Identifikationsdaten (Name)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
• Unternehmensdaten (optional)
• Informationen, welche Sie per Chat oder Telefon dem KI-Assistenten übermitteln
• Sprachaufzeichnungen (bei Nutzung des Telefon-Assistenten)
• Session-Daten
• Browser- und Geräteinformationen
• Zeitstempel der Konversationen

Rechtsgrundlage:

• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Einwilligung der betroffenen Person auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
• Data Privacy Framework

Involvierte Auftragsverarbeiter:

KI-Modell-Anbieter:

• Anthropic PBC, 548 Market St, Suite 96878, San Francisco, CA 94104, United States
  → Claude AI-Modelle | Datenschutzrichtlinie
• OpenAI, L.L.C., 3180 18th St, San Francisco, CA 94110, United States
  → GPT AI-Modelle | Datenschutzrichtlinie
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
  → Gemini AI-Modelle | Datenschutzrichtlinie

Telefonie & Voice AI:

• Vapi Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, United States
  → Voice AI Plattform | Datenschutzrichtlinie
• fonio GmbH, Joanelligasse 5/16, 1060 Wien, Österreich
  → KI-Telefonie-Assistenz | Datenschutzrichtlinie

Infrastruktur & Hosting:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
  → Server-Hosting | Alle Daten werden auf deutschen Servern gespeichert

Workflow-Automatisierung (n8n - Self-Hosted)

Zur Automatisierung unserer Arbeitsabläufe und zur Verarbeitung von Kundenanfragen nutzen wir die Self-Hosted Open-Source Software n8n. Alle Daten werden auf unseren eigenen Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert.

Erhobene und verarbeitete Daten:

• Alle über das Chat-Widget und Telefon übermittelten Daten
• Kontaktdaten
• Kommunikationsverläufe
• Metadaten (Zeitstempel, Session-IDs)
• Workflow-Status und Verarbeitungshistorie

Rechtsgrundlage:

• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Einwilligung der betroffenen Person auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Involvierte Auftragsverarbeiter:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

Kontaktaufnahme über E-Mail

Wir veröffentlichen auf unserer Webseite eine Kontakt-E-Mail-Adresse, über welche Sie Kontakt mit uns aufnehmen können, um etwa nähere Informationen zu unseren Dienstleistungen zu erhalten oder uns Feedback zu geben.

Erhobene und verarbeitete Daten:

• E-Mail-Adresse
• Name (optional)
• Informationen, welche Sie uns per E-Mail übermitteln

Rechtsgrundlage:

• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Involvierte Auftragsverarbeiter:

• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Gmail)

Terminvereinbarung über Formular

Sie können auf unserer Webseite über ein Formular einen Termin mit uns vereinbaren. Die eingegebenen Daten werden an uns übermittelt und zur Terminkoordination verwendet.

Erhobene und verarbeitete Daten:

• Identifikationsdaten (Name)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
• Weitere Informationen, welche Sie uns als Freitext zukommen lassen
• Technische Informationen (IP-Adresse, Zeitstempel)

Rechtsgrundlage:

• Einwilligung der betroffenen Person auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Weitere Informationen

Übermittlung von Daten in die USA und das Data Privacy Framework

Wir weisen darauf hin, dass mit 10. Juli 2023 die EU-Kommission nach Art. 45 Abs. 1 DSGVO einen Angemessenheitsbeschluss zum EU-US-Datenschutzrahmen erlassen hat (Data Privacy Framework). Demzufolge bieten Organisationen bzw. Unternehmen (als Datenimporteure) in den USA, die im Rahmen der Selbstzertifizierung des Data Privacy Frameworks in einer öffentlichen Liste registriert sind, ein angemessenes Schutzniveau für die Datenübermittlung.

Dies stellt somit eine gültige Rechtsgrundlage für die Nutzung zertifizierter US-Dienste dar. Für alle in diesem Datenschutzhinweis genannten Zwecke, welche Dienste von US-Anbietern mit angemessenem Schutzniveau nutzen, ist in der Rechtsgrundlage „Data Privacy Framework" vermerkt.

Data Privacy Framework Zertifizierungen:

• Anthropic PBC - Data Privacy Framework zertifiziert
• OpenAI, L.L.C. - Data Privacy Framework zertifiziert
• Google Ireland Limited - Data Privacy Framework zertifiziert
• Vapi Inc. - Data Privacy Framework zertifiziert

Ob ein Anbieter eines Dienstes zertifiziert ist, können Sie direkt auf der Webseite des Data Privacy Frameworks recherchieren.

Cookies und lokale Speicher

Diese Website speichert personenbezogene Daten und Informationen in Cookies, im Session Storage und im Local Storage. Die Verarbeitung erfolgt auf der beim jeweiligen Dienst angegebenen Rechtsgrundlage.

Wie der Webbrowser mit Cookies und lokalen Speichern umgeht, welche Speichervorgänge zugelassen oder abgelehnt werden und für welche Dauer die Datenverarbeitung erfolgt, können Sie in den Einstellungen des Webbrowsers festlegen.

Verwendete Cookies:

• Session-Cookies: Zur Aufrechterhaltung der Chat-Session
• DSGVO-Consent-Cookie: Speichert Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung
• Local Storage: Chat-Verlauf (optional, kann gelöscht werden)

Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder vertragliche oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Spezifische Speicherfristen:

• Chat-Konversationen: 12 Monate (Session-basiert)
• Telefon-Aufzeichnungen: 90 Tage (Qualitätssicherung)
• Kontaktanfragen: 24 Monate
• Kundenverträge: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (10 Jahre)
• Log-Daten: 30 Tage
• Cookies: Bis zu 12 Monate (je nach Typ)

Datenweitergabe

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, wenn dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, oder Sie der Weitergabe eingewilligt haben. Wir werden Ihre Daten niemals ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung an Dritte verkaufen.

Daten können, soweit erforderlich, an folgende Empfängerkategorien weitergegeben werden:

• Auftragsverarbeiter, welche in dieser Datenschutzrichtlinie genannt sind (nur zur Leistungserbringung)
• Banken und Zahlungsdienstanbieter (Zahlungsabwicklung)
• Steuerberater (Buchführung und Jahresabschluss)
• Rechtsanwälte (Geltendmachung von Rechtsansprüchen)

Schutz von personenbezogenen Daten

Wir schützen personenbezogene Daten mittels angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen, welche den derzeit gängigen Industriepraktiken entsprechen. Dies beinhaltet, soweit möglich, insbesondere:

• Verschlüsselung: SSL/TLS für alle Datenübertragungen
• Pseudonymisierung: Wo möglich werden Daten pseudonymisiert verarbeitet
• Zugriffskontrollen: Strenge Zugriffsrechte für Mitarbeiter
• Regelmäßige Backups: Verschlüsselte Datensicherung
• Firewall & Monitoring: Schutz vor unbefugtem Zugriff
• Datenschutz by Design: Datenschutz als integraler Bestandteil unserer Systeme

Widerruf einer erteilten Einwilligung

Sollten Sie zu einem bestimmten Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegeben haben, können Sie jederzeit diese Einwilligung zurücknehmen (Widerruf). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten bis zum Widerruf wird durch den Widerruf nicht berührt.

Widerruf der DSGVO-Einwilligung im Chat-Widget:
Im Chat-Widget finden Sie einen Link "Daten löschen", über den Sie Ihre Einwilligung widerrufen und alle gespeicherten Daten löschen können.

Verpflichtende Datenbereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten für den Besuch unserer Webseite ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist möglich, wenn ein Besuch auf dieser Website unterbleibt. Für gewisse Funktionen auf unserer Webseite hat eine Nichtbereitstellung zur Folge, dass diese Funktionen nicht genutzt werden können.

Betroffenenrechte

Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten. Des Weiteren steht Ihnen das Recht zu, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Recht auf Berichtigung

Sollten Ihre Daten fehlerhaft oder unvollständig sein, berichtigen wir diese auf Anfrage.

Recht auf Übertragbarkeit

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Zustimmung oder aufgrund einer entsprechenden Vereinbarung automatisch verarbeiten, haben Sie das Recht, eine Kopie Ihrer Daten in einem strukturierten, allgemein üblichen und maschinenlesbaren Format anzufordern, das an Sie oder eine andere Partei gesendet wird.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen einschränken.

Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, von uns verarbeitete personenbezogene Daten – sofern dies gesetzlich zulässig ist – löschen zu lassen. Dies können Sie auch direkt über die "Daten löschen" Funktion im Chat-Widget tun.

Recht auf Widerspruch

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, indem Sie zum Beispiel bestimmte Services nicht nutzen. Sollten Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu bestimmten Zwecken widersprechen, kann dies dazu führen, dass die betroffenen Services nicht genutzt werden können.

Recht auf Beschwerde

Sollten Sie der Meinung sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht korrekt verarbeiten, können Sie sich an uns wenden. Sie haben auch das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Zuständige Aufsichtsbehörde für Deutschland:
Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
www.bfdi.bund.de

Alle Rechte können über den am Anfang dieser Datenschutzrichtlinie genannten Kontakt per Mail wahrgenommen werden.

Kontakt

Änderungen an diesem Datenschutzhinweis

Wir werden diesen Datenschutzhinweis von Zeit zu Zeit aktualisieren. Alle Änderungen werden auf dieser Seite mit einem aktualisierten Änderungsdatum veröffentlicht.